Como evitar a caracterização de conflito de interesses no meio corporativo?

(Franco Rangel de Abreu e Silva)

O conflito de interesses no meio corporativo pode ocorrer de infinitas formas e com distintas consequências para os seus atores em matéria de compliance e anticorrupção empresarial.
De acordo com a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) “esquemas de conflito de interesses geralmente constituem violações do princípio legal de que um agente ou funcionário deve agir de boa-fé, com divulgação completa e no melhor interesse do principal ou empregador. Um agente é qualquer pessoa que, sob a lei, tem um dever de lealdade a um principal ou empregador. Agentes incluem executivos, diretores e funcionários de uma corporação; funcionários públicos; curadores; corretores; contratados independentes; advogados; e contadores. Um principal é uma entidade que autoriza um agente a agir em seu nome. Em um relacionamento principal-agente, o agente age em nome do principal. O agente não deve ter um conflito de interesses na execução do ato em nome do principal. Conflitos de interesses não constituem necessariamente violações legais, desde que sejam devidamente divulgados”[1].
O exemplo mais tradicional de conflitos de interesses é aquele em que o colaborador no processo de compra de um insumo ou serviço para a empresa prefere a de um familiar/amigo íntimo ao invés de uma proceder com uma tomada de preços com três fornecedores com os quais tenha total imparcialidade.
Para evitar incidir nesse hipótese, o colaborador deve declarar por escrito que é familiar do pretendente a fornecedor e, se estiverem de acordo a diretoria/sócios, bem como não existindo outras vedações internas, seguir com a contratação do familiar se esta for a proposta vencedora do certame.
Isto é, cumprindo o dever de informar previamente (transparência na declaração de interesses), o conflito de interesses poderá ser afastado no caso concreto.
Outras formas de se evitar este ou outros tipos de conflito de interesses são:

1. Quando a alta liderança edita, cumpre e faz cumprir o código de conduta e de política interna de contratações, prevendo normas claras a respeito de vedações e de condutas proativas que devem ser observadas pelos colaboradores;
2. Treinamento e conscientização dos colaboradores sobre o código de conduta;
3. Os processos internos da empresa são monitorados e melhorados periodicamente, oportunizando o empregador a existência de canal de denúncias (hotline) de práticas contrárias aos regulamentos da empresa como ouvidoria;
4. Estabelecimento de cláusulas de sigilo e de non compete em contratos de trabalho e contratos com prestadores de serviços;
5. Realização de background check de clientes, colaboradores, sócios e parceiros comerciais/fornecedores;
6. Gestão de contratos e de documentação arquivada segundo as melhores práticas;
7. Proibição do recebimento de presentes, brindes, comissões e/ou vantagens pelos funcionários da empresa responsáveis pelo setor de compras.

[1] Fraud Examiners Manual. Austin, TX: ACFE, 2018. p.1.627, 1.629. Grifos e traduções nossos.